今や給与計算はBPOが主流！企業経営の常識になりつつある給与計算のBPOの基本を解説
給与計算とは各社の従業員の毎月の就業状況を正確に把握し、各社の給料計算方式に準拠して正しく個々人の従業員の給料を算出することです。経理や人事担当者などが担う業務ですが、属人化しやすく担当者の変更で現場に甚大な悪栄養が及ぼすリスクはかねてより指摘されているところです。ここに給与計算のBPO、つまり給与計算プロセスを丸ごと外部委託することが対策の基本になりつつあります。給与計算は外部の専門スタッフに委託するのがリーズナブルで業務効率化も図れます。
給与計算のBPOとは給与に関する業務を外部に委託すること
給与計算のBPOとは、企業が従業員に支払う給与に関する業務を外部の会社に委託することを指します。Business Process Outsourcingの頭文字を取った略語です。今まで、給与計算と言えば社内の経理部門の担当者が行うのが当たり前で、人事や法務・総務といった部門と並んで経理についても、いやしくも会社である限りは必須の存在と思われていました。別に完全に不要になったとまでは言いませんが、給与の計算は必ずしも自社内で行わなければならないものではなく、外部に依頼することもできるのです。もちろんメリットがなければ誰も頼みませんが、当然そこには一定の利点があります。依頼先は、多くの会社からの案件を一手に引き受けることもあって、業務量が多くなり、必然的にシステム的にも人員的にもしっかりしたものを揃えるようになります。これは中小企業の場合には効果が顕著であり、あまり経験も十分とは言えない担当者が何とかやっているよりはスマートに行えます。
給与計算においてBPOの重要性が高まっている理由
給与計算においてBPOの重要性が高まっている理由ですが、これは簡単に言えば会社において給与計算を外部に委託したほうがメリットが大きいことが分かってきたからということになります。社内の経理が行うのが当然というスタイルでいると、実は時代に取り残されていて非効率な仕事ばかりやっているということになりかねないと気付いてきたのかもしれません。給与の計算は、確かに期日もはっきりと決まっていて遅れが許されませんし、間違いも同様に許されない仕事です。しかし内容的には決まったルールに従って粛々と行うものであって、何か新しい発想とか高度な問題解決を必要とするわけではありません。このことから、外部に委託することでまとめて行ってもらうことで、社員は定型業務から解放されることになります。結果として、例えば会社全体の財務状況の検討など、より高度な仕事に注力してもらうこともできるようになったりするメリットがあるわけです。
BPOは給与計算業務の属人化を防ぐことができる
BPOは属人性が高くなりがちな給与計算を担い、負担することができます。決められた人だけが給与計算業務を行なっている場合、退職や休職で全体に大きな影響が出てしまいます。すべて任せていたため他の社員は詳細を知らない、計算方法がわからないといった混乱が発生する可能性も高くなるでしょう。1人だけに任せる方式は、他の社員は誰もフォローを行えないため、指定された人の負担も高くなります。ノウハウや詳細が知らされていない業務は停滞しやすく、不正やミスが発覚しにくいなどのデメリットもあります。BPOに任せることで、属人化を防いでノウハウを共有することができるでしょう。事前にやり方を共有することで、社員が退職しても慌てずに引き継ぎができるようになり、クリーンな環境を保てます。やり方も共有しやすくなり、社内全体の風通しを良くすることが可能です。適切に行われる給与計算で、社員の負担を軽減できるのも大きなメリットとなっています。
給与計算のBPOは確認の手間や手戻りの頻度の低減にもつながる
正確な計算が必要になる給与計算業務は、担当する社員にとって大きな負担になります。本来であれば他の仕事も行わなければいけないのに、給与計算があって集中できないなどの悩みを抱える社員も多いのではないでしょうか。正確性を求めるあまり何度も繰り返される確認や、人為的なミスから発生する手戻りは、業務の中でもストレスが高くなりがちです。そこでBPOに給与計算を任せることで、社員の手間や負担を軽減することができるようになっています。高いスキルを備えたBPOに任せることで手戻りを減らし、結果的に何度も確認する負担や手間も削減することができるでしょう。計算の間違いや書き間違いといった人為的ミスが発生すると、全体の再チェックが必要になります。計算に慣れていない社員はミスをしやすく、かといってすべて任せてしまうと属人性が高くなるのも問題です。高いスキルを有する外部スタッフに依頼すれば、ミスをなくしながら負担も減らすことができるようになっています。
