今や給与計算はBPOが主流！企業経営の常識になりつつある給与計算のBPOの基本を解説

給与計算とは各社の従業員の毎月の就業状況を正確に把握し、各社の給料計算方式に準拠して正しく個々人の従業員の給料を算出することです。経理や人事担当者などが担う業務ですが、属人化しやすく担当者の変更で現場に甚大な悪栄養が及ぼすリスクはかねてより指摘されているところです。ここに給与計算のBPO、つまり給与計算プロセスを丸ごと外部委託することが対策の基本になりつつあります。給与計算は外部の専門スタッフに委託するのがリーズナブルで業務効率化も図れます。

給与計算のBPOとは給与に関する業務を外部に委託すること

給与計算のBPOとは、企業が従業員に支払う給与に関する業務を外部の会社に委託することを指します。Business Process Outsourcingの頭文字を取った略語です。今まで、給与計算と言えば社内の経理部門の担当者が行うのが当たり前で、人事や法務・総務といった部門と並んで経理についても、いやしくも会社である限りは必須の存在と思われていました。別に完全に不要になったとまでは言いませんが、給与の計算は必ずしも自社内で行わなければならないものではなく、外部に依頼することもできるのです。もちろんメリットがなければ誰も頼みませんが、当然そこには一定の利点があります。依頼先は、多くの会社からの案件を一手に引き受けることもあって、業務量が多くなり、必然的にシステム的にも人員的にもしっかりしたものを揃えるようになります。これは中小企業の場合には効果が顕著であり、あまり経験も十分とは言えない担当者が何とかやっているよりはスマートに行えます。

給与計算においてBPOの重要性が高まっている理由

給与計算においてBPOの重要性が高まっている理由ですが、これは簡単に言えば会社において給与計算を外部に委託したほうがメリットが大きいことが分かってきたからということになります。社内の経理が行うのが当然というスタイルでいると、実は時代に取り残されていて非効率な仕事ばかりやっているということになりかねないと気付いてきたのかもしれません。給与の計算は、確かに期日もはっきりと決まっていて遅れが許されませんし、間違いも同様に許されない仕事です。しかし内容的には決まったルールに従って粛々と行うものであって、何か新しい発想とか高度な問題解決を必要とするわけではありません。このことから、外部に委託することでまとめて行ってもらうことで、社員は定型業務から解放されることになります。結果として、例えば会社全体の財務状況の検討など、より高度な仕事に注力してもらうこともできるようになったりするメリットがあるわけです。

BPOは給与計算業務の属人化を防ぐことができる

BPOは属人性が高くなりがちな給与計算を担い、負担することができます。決められた人だけが給与計算業務を行なっている場合、退職や休職で全体に大きな影響が出てしまいます。すべて任せていたため他の社員は詳細を知らない、計算方法がわからないといった混乱が発生する可能性も高くなるでしょう。1人だけに任せる方式は、他の社員は誰もフォローを行えないため、指定された人の負担も高くなります。ノウハウや詳細が知らされていない業務は停滞しやすく、不正やミスが発覚しにくいなどのデメリットもあります。BPOに任せることで、属人化を防いでノウハウを共有することができるでしょう。事前にやり方を共有することで、社員が退職しても慌てずに引き継ぎができるようになり、クリーンな環境を保てます。やり方も共有しやすくなり、社内全体の風通しを良くすることが可能です。適切に行われる給与計算で、社員の負担を軽減できるのも大きなメリットとなっています。

給与計算のBPOは確認の手間や手戻りの頻度の低減にもつながる

正確な計算が必要になる給与計算業務は、担当する社員にとって大きな負担になります。本来であれば他の仕事も行わなければいけないのに、給与計算があって集中できないなどの悩みを抱える社員も多いのではないでしょうか。正確性を求めるあまり何度も繰り返される確認や、人為的なミスから発生する手戻りは、業務の中でもストレスが高くなりがちです。そこでBPOに給与計算を任せることで、社員の手間や負担を軽減することができるようになっています。高いスキルを備えたBPOに任せることで手戻りを減らし、結果的に何度も確認する負担や手間も削減することができるでしょう。計算の間違いや書き間違いといった人為的ミスが発生すると、全体の再チェックが必要になります。計算に慣れていない社員はミスをしやすく、かといってすべて任せてしまうと属人性が高くなるのも問題です。高いスキルを有する外部スタッフに依頼すれば、ミスをなくしながら負担も減らすことができるようになっています。

給与計算をBPOにすれば法令順守や法改正にも迅速に対応可能

給与計算は単純に従業員の給料を計算するだけでなく、その他にも様々な企業の重要な役割を担っています。
従業員の所得税やその他の経費の適切な計算など、企業の存続に関わる法律に準じた対応を行うことも重要な役割となります。
そのためこれらの法令を十分に理解した上で、適切な処置を行いながら計算を行う必要があり、担当者の負担は大きなものとなっているのが実態です。
給与計算をBPOにすることで、これらの問題を効果的に解決することができます。
法律に準じた様々な仕組みを導入することで効果的に必要な事項を盛り込むことができるばかりでなく、最新の法令に適合した対応を迅速に行うことができるようになるのがポイントです。
給与計算を誤った場合にはその企業だけではなく、従業員に対しても追徴課税が発生する恐れがあるなど、大きなトラブルに発展する危険があるため注意をしなければなりません。
BPOにすることでこれらの問題を未然に防ぐことができ、給与計算をスムーズに行うことができます。

年末などの繁忙期への対応も給与計算におけるBPOの特徴の一つ

給与計算のBPOでは、基本的には毎月の給与の支払いを計算してもらうことになりますが、必ずしもそれだけではありません。
年末など繁忙期への対応も給与計算の特徴の一つに含まれています。
会社員であれば誰でも経験あることですが、毎年11月くらいには年末調整の用紙に記入して会社に提出しなければなりません。
会社の経理部門は当然これらを適切に処理しないといけないわけで、これは通常の給与の計算業務に完全にプラスされる仕事になってしまいます。
1年のその時期だけ明らかに仕事量が増えてしまうわけで、これにどう対処するのかは経営者や管理職にとって頭の痛い問題です。
昔であれば残業してでもこなすのが当たり前だったかもしれませんが、昨今では労働時間の制限も厳しく、無理な残業を強いることはますます困難になっています。
このような状況から、一年を通じて委託するのではなくて、繁忙期に特化した仕事を外部に頼むケースも増えてきています。

給与計算をBPOにすることでコア業務へ専念できる

給与計算は企業にとって必須の業務ですが、生産性に関しては高い部類ではありません。
コア業務になるのは、メーカーであれば製造ですし小売店であれば販売です。
これらに時間を使うことが売上の拡大につながります。
それは分かっていても、給与計算の比重が大きくて、他の業務に人員を回しにくいというケースもあるでしょう。
そこで役に立つのがBPOであり、社内のリソースを有効活用しやすくなります。
コア業務に専念させる時間を確保できるため、事業を加速させることも難しくありません。
たとえば、これまで１日のうち2時間を給与計算に使っていたとします。
それが０時間になれば、1ケ月だけでも40時間以上を他の作業に使えます。
担当者の人数が多ければ、その分だけ効果が大きいこともポイントです。
コア業務で後れを取っていると、シェアを獲得できなくなります。
長期的な視点で継続的に収益を得たいなら、できるだけ早めにBPOを検討するのが得策です。

給与計算のBPOで様々なコスト削減を実現

給与計算のBPO（Business Process Outsourcing）は、企業が給与業務を外部の専門業者に委託することで、効率化とコスト削減を実現する方法です。
このアウトソーシングの利点は多岐にわたります。
まず第一に、給与業務のBPOによって企業は専門知識を持ったプロフェッショナルチームに給与業務を任せることができます。
給与の計算は繁雑で時間のかかる作業であり、間違いがあれば従業員の不満や法的な問題につながる可能性があります。
しかしアウトソーシングを利用することで、確かな知識と経験を持った専門家たちが迅速かつ正確に給与業務を行い、企業はその負担から解放されます。
さらに、給与計算のアウトソーシングはコスト削減にも繋がります。
企業は従業員を雇用して給与の計算を行うために必要な設備やソフトウェアの導入費用を節約することができます。
また人件費やトレーニングの費用も削減されます。
アウトソースのパートナーは複数の企業と契約を結んでいるため、規模の経済効果を享受し費用を効果的に削減することができます。
さらにアウトソーシングによって企業は給与計算の品質と精度を向上させることができます。
専門業者は最新の法律や規制の変更に常にアップデートされており、適切な手続きと規制の遵守を保証します。
これにより給与計算のミスや法的なリスクを最小限に抑えることができます。

給与計算のBPOは事業継続マネジメントにも大きな役割

給与計算のBPOは、ある意味で事業継続マネジメントにも大きな役割を果たします。
事業継続というのは最近よく問題になる観点ですが、大規模な災害などが発生した際に、会社の業務のどれは必須でどんな困難があろうとも続けなければならず、逆にどの業務はそういう非常時にはいったんストップしてしまっても差し支えないかというのを、事前に計画として策定しておくことです。
給与計算というのは基本的に前者に該当し、何か災害が発生したからと言っても社員に給料が支払われないのでは大きな問題に発展しますので、優先順位は高いとするのが妥当となります。
しかしながら自社内で行っていた場合、いくらその気があっても現実的には業務実施困難となるケースが多いかもしれません。
これを外注しておくと、いわばリスクヘッジという形となり、自社ではできないときでも彼らは問題なく実施できたり、その逆で対処することも可能になったりするわけで、マネジメントの観点からも大きいです。